Gratulacje! Jeśli złożyłeś wniosek o wsparcie unijne i zostałeś wybrany do dofinansowania, jesteś na dobrej drodze do realizacji swojego projektu. Teraz czas na kolejne kroki: podpisanie umowy o dofinansowanie i rozpoczęcie pracy. W dzisiejszym poście wskażemy Ci, na co zwrócić uwagę, aby Twój projekt przebiegał sprawnie i został rozliczony bez problemów!
Podpisanie umowy o dofinansowanie
Pierwszym krokiem po przyznaniu środków jest podpisanie umowy o dofinansowanie. To kluczowy moment, ponieważ umowa precyzuje Twoje obowiązki jako beneficjenta. Przed jej podpisaniem dokładnie zapoznaj się z zapisami, które zawierają informacje o zobowiązaniach związanych z realizacją projektu, w tym utrzymaniu trwałości inwestycji. Trwałość projektu to temat, który rozwineliśmy tutaj link.
Ustal harmonogram realizacji projektu
Po podpisaniu umowy o dofinansowanie przyszedł czas na dokładne zaplanowanie działań. Wspólnie z Managerem Projektu K2Biznes omówicie szczegóły oraz stworzycie harmonogram realizacji poszczególnych etapów. Określicie:
- Niezbędne zasoby,
- Zakupy potrzebne do realizacji,
- Terminy zleceń zewnętrznych.
Planowanie jest kluczowe, ponieważ pozwoli Ci monitorować postępy, kontrolować wydatki i unikać niepotrzebnych opóźnień.
Zamówienia w ramach projektu
Zakupy związane z projektem muszą być przeprowadzone zgodnie z określonymi procedurami zakupowymi. Najczęściej, jeśli nie jesteś podmiotem objętym Prawem zamówień publicznych, stosuje się zapytanie ofertowe, które publikujesz na platformie Baza Konkurencyjności.
Jak przeprowadzić zapytanie ofertowe?
Określenie przedmiotu zamówienia – opis musi być precyzyjny, ale niezwiązany z konkretnym produktem czy marką, by umożliwić złożenie ofert równoważnych. Pamiętaj, aby uwzględnić odpowiedni kod CPV oraz odwołać się do zapisów dokumentacji projektowej.
Kryteria oceny ofert – obowiązkowym kryterium jest cena, ale możesz też wziąć pod uwagę np. gwarancję lub łączny koszt serwisu. Ważne, aby wybór oferty był rzeczywiście najkorzystniejszy, nie tylko na pierwszy rzut oka.
Wymagania podmiotowe – w zależności od rodzaju zamówienia, możesz wymagać np. uprawnień lub doświadczenia w danej dziedzinie. Przykładem może być zamówienie na wykonanie instalacji budowlanych, które wymaga odpowiednich kwalifikacji wykonawcy.
Po zebraniu tych informacji, Manager Projektu K2Biznes przygotuje wszystkie niezbędne dokumenty, takie jak zapytanie ofertowe i formularze ofertowe. Procedura publikacji zapytania zależy od szacunkowej wartości zamówienia i trwa od 7 do 30 dni. W tym czasie mogą wpływać oferty, a Ty odpowiadasz na ewentualne pytania oferentów.
Po zakończeniu zapytania następuje ocena ofert, a po wyborze najkorzystniejszej – podpisanie umowy z wykonawcą.
Zaangażowanie personelu do projektu
W ramach realizacji projektu może być konieczne zaangażowanie dodatkowego personelu. Możesz to zrobić na dwa sposoby:
Oddelegowanie zatrudnionego pracownika – wymaga podpisania porozumienia zmieniającego warunki pracy lub aneksu do umowy, który określi nowe obowiązki.
Zatrudnienie nowego pracownika – niezbędne jest podpisanie umowy o pracę oraz precyzyjne określenie jego zakresu obowiązków w projekcie.
Pamiętaj, że cała dokumentacja związana z zatrudnieniem musi być odpowiednio oznaczona logotypami UE.
Realizacja projektu – krok po kroku
Mimo że realizacja projektu może wydawać się skomplikowana, kluczem jest systematyczne działanie i zgodność z harmonogramem. Manager Projektu K2Biznes przeprowadzi Cię przez cały proces, pomagając w dokumentacji, rozliczeniach i kontrolach, dzięki czemu wszystko przebiegnie sprawnie i bez zbędnych trudności..
Podsumowanie
Realizacja projektu to wymagający proces, ale z odpowiednim planem i wsparciem stanie się dużo prostsza. Pamiętaj o kluczowych krokach:
- Podpisanie umowy o dofinansowanie,
- Ustalenie harmonogramu realizacji,
- Przeprowadzenie procedur zakupowych zgodnie z wytycznymi,
- Zatrudnienie odpowiedniego personelu.
Dzięki tym działaniom oraz wsparciu Managera Projektu możesz być pewien, że Twoje przedsięwzięcie zakończy się sukcesem, a projekt zostanie rozliczony bez komplikacji.
Jeśli masz dodatkowe pytania lub potrzebujesz wsparcia, skontaktuj się z zespołem K2Biznes. Jesteśmy tutaj, aby pomóc!
