Złożyłeś wniosek o wsparcie Unijne projektu inwestycyjnego i zostałeś wybrany do dofinansowania? Gratulujemy! Teraz pozostaje podpisać umowę o dofinansowanie i rozpocząć realizację projektu.
W tym poście wskażemy Ci jakie są najważniejsze kwestie pozwalające na bezproblemowe zrealizowanie i rozliczenie projektu!
Pierwszym krokiem dotyczącym rozpoczęcia realizacji projektu jest zawarcie umowy o dofinansowanie z instytucją udzielającą wsparcia. Ważne jest, aby zapoznać się z jej zapisami. Zawiera ona szczegółowe informacje dotyczące obowiązków jakie nakładane są na Beneficjenta, a więc na Twoje przedsiębiorstwo. Określa ona również jakie masz obowiązki dotyczące zachowania trwałości, ale o tym szczegółowo opowiemy w kolejnym poście.
Po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu wraz ze swoim Managerem Projektu przeanalizujecie jego założenia oraz wspólnie ustalicie harmonogram realizacji poszczególnych etapów w projekcie. Określicie jakie zasoby będą niezbędne do realizacji na poszczególnych etapach, a także jakie zadania będą w tym czasie wykonywane. Pozwoli to na zaplanowanie niezbędnych zakupów w projekcie, a także terminów zlecania prac na zewnątrz.
A skoro o zakupach mowa – ustalając kiedy i jakie materiały, elementy czy urządzenia musisz kupić Twój Manager Projektu ze strony K2Biznes będzie wiedział jakie procedury zakupu zastosować.
Aby móc rozliczyć dokonane zamówienia w projekcie, i aby wydatek był dofinansowany, muszą zostać zachowane zasady określone przez Instytucję udzielającą wsparcia. Najczęściej stosowaną procedurą, o ile nie jesteś podmiotem zobowiązanym do stosowania Prawa zamówień publicznych – jest przeprowadzenie zapytania ofertowego i opublikowanie go na stronie www.bazakonkurencyjnosci.pl .
Wówczas publikowane jest zapytanie, którego celem jest zebranie ofert od zainteresowanych podmiotów i wybór najkorzystniejszej oferty.
Pierwszym krokiem w przygotowaniu zapytania jest określenie przedmiotu zamówienia. Opis przedmiotu zamówienia publicznego, nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia. Ponadto w zapytaniu należy umożliwić złożenie ofert równoważnych. Nie można opisywać przedmiotu zamówienia w sposób, który mógłby utrudnić uczciwą konkurencję. Przedmiot zamówienia musi być określony kodem CPV. Powinien on również być zgodny z zapisami dokumentacji aplikacyjnej (wniosek o dofinansowanie, biznesplan).
Drugim krokiem jest określenie kryteriów oceny ofert i ich wagi. Obowiązkowym kryterium jest cena. Dodatkowe kryteria są opcjonalne, a w przypadku ich zastosowania, zapisy wybranej oferty będą wiążące w tym zakresie dla Wykonawcy. Ocenie może podlegać również gwarancja, lub łączny koszt serwisu, który musisz ponosić w kolejnych latach użytkowania tak, aby wybór oferty był rzeczywiście najkorzystniejszy. Nie jeden z nas zna przykład zakupu, w którym urządzenie jest dość tanie, ale coroczne przeglądy i ich cena powodują, że robi się duża suma – to warto przewidzieć rozeznając rynek.
- Trzecim krokiem jest określenie wymagań podmiotowych. W przypadku zamówienia na wykonanie projektu budowlanego wymogiem może być np. posiadanie uprawnień do wykonania konkretnych instalacji. Warunki udziału w postępowaniu odnoszą się więc wiedzy, doświadczenia podmiotów, które składają ofertę w zapytaniu i mogą być potencjalnym wykonawcą.
Po zebraniu tych informacji, Manager Projektu przygotuje wszystkie niezbędne dokumenty (zapytanie ofertowe, formularz ofertowy, oświadczenia), a także opublikuje zapytanie. Zależnie od szacunkowej wartości zamówienia – zapytanie będzie opublikowane na 7, 14 lub 30 dni. W tym czasie możesz otrzymywać oferty od różnych podmiotów. Ich ocena odbędzie się po zakończeniu zapytania i upłynięciu terminu składania ofert. W trakcie, gdy opublikowane jest zapytanie mogą wpływać do Ciebie pytania dotyczące przedmiotu zamówienia, jeśli jest coś nie jasne albo oferent chce zaproponować inne rozwiązanie. Wówczas bezzwłocznie udzielasz odpowiedzi bezpośrednio na stronie, na której jest ogłoszone zapytanie. Dzięki temu wszystkie zainteresowane podmioty będą miały do tego dostęp w jednym momencie.
Po zakończeniu zapytania następuje ocena otrzymanych ofert zarówno pod kątem spełnienia wymagań podmiotowych, weryfikacja kompletności dokumentów, a także ocena punktowa.
- Ostatnim krokiem jest zawarcie umowy z podmiotem, którego oferta jest najkorzystniejsza i rozpoczęcie realizacji zamówienia.
Przeprowadzanie procedur zakupu w projektach może wydawać się trudne, gdyż wymaga odpowiedniego ich udokumentowania i przeprowadzenia zgodnie z zasadami, ale przez całość przeprowadza Cię Manager Projektu. Wskazuje na co należy zwrócić uwagę lub co uzupełnić, a dzięki temu zakupy stają się bezbolesne i przyjemne 
W części projektów zaplanowano również angażowanie personelu do jego realizacji. Zatrudnienie personelu do realizacji projektu może nastąpić w dwóch formach:
- Oddelegowanie zatrudnionego pracownika.
- Zatrudnienie nowego pracownika.
Z każdym pracownikiem zatrudnionym w firmie w oparciu o umowę o prace na pełen etat lub część etatu musi zostać podpisane Porozumienie zmieniające warunki pracy lub aneks do umowy o pracę. Dokument musi zawierać również zakres obowiązków za jakie odpowiedzialny jest dany pracownik w związku z wykonywaniem czynności na rzecz projektu.
W przypadku angażowania do projektu osoby, która na co dzień nie jest pracownikiem Twojej firmy – musi z nim być podpisana umowa o pracę na pełen etat lub część etatu wraz z zakresem obowiązków za jakie odpowiedzialny jest dany pracownik w związku z wykonywaniem czynności na rzecz projektu.
Angażowany do projektu personel musi posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie do objęcia danego stanowiska.
Bardzo ważne jest aby dokumentacja związana z zatrudnieniem lub oddelegowaniem do pracy była odpowiednio oznaczona logotypami UE.
O promocji projektu szczegółowo pisaliśmy tutaj .
Jak wskazaliśmy wyżej – realizacja projektu nie jest taka straszna jak ją malują!
Konieczne jest systematyczne jego prowadzenie zgodnie z założonym harmonogramem, a także odpowiednie dokumentowanie. Pozwoli to na sprawne rozliczenie projektu i zachowanie płynności finansowej przedsiębiorstw.
Przez te wszystkie kroki przeprowadzi Cię Manager, który będzie opiekunem Twojego projektu. Dzięki temu – zadba o prawidłową realizację projektu i w razie potrzeby – pokieruje na prawidłowe tory.
Pozdrawiamy, zespół K2Biznes!
