Otrzymałeś dofinansowanie i realizujesz projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej?
W naszym poprzednim poście opisaliśmy jak wygląda proces realizacji projektu oraz na co należy zwrócić uwagę kliknij tutaj. Dzisiaj opowiemy Ci o kontroli projektów Unijnych!
Powinieneś wiedzieć, że kontrola projektu dotyczy każdego projektu. Stanowi ona obowiązkowy element w trakcie jego trwania lub przed ostatecznym rozliczeniem. Może ona również nastąpić w trakcie okresu trwałości.
Jakie są rodzaje i zasady przeprowadzania kontroli oraz jak się do niej przygotować?
Zacznijmy od ustalenia i scharakteryzowania kontroli, jakim może być poddany Twój projekt:
Jest to kontrola, której na pewno będzie poddany Twój projekt na zakończenie projektu i będzie przeprowadzana po złożeniu przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową.
Polega ona na zweryfikowaniu przez Instytucję udzielającą wsparcia prawidłowości i zgodności oraz kompletności z właściwymi przepisami i procedurami wydatków, które ująłeś we wnioskach o płatność. Analizowane są również pod kątem potwierdzenia prawidłowości tych wydatków. Najczęściej odbywa się wyłącznie na podstawie dokumentów, które posiada instytucja rozliczająca Twój projekt (NCBiR, OCRG, PARP).
Może ona również przybrać formę kontroli w miejscu realizacji projektu.
Tego typu kontrole mogą wystąpić również zanim otrzymasz decyzję o przyznaniu dofinansowania lub zanim właściwa Instytucja dokona refundacji określonych wydatków, a także zanim poniesiesz wydatki w ramach projektu. Kontrole te dotyczą oceny oddziaływania na środowisko pomocy publicznej, a także procedur udzielania zamówień publicznych.
Każda z instytucji udzielających wsparcia, a wiec ta, z którą podpisałeś umowę o dofinansowanie prowadzi kontrole wybranej grupy projektów. Może się okazać, że w tej grupie znajdzie się również Twój projekt. Kontrola prowadzona jest w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu. Weryfikacji podlega wówczas prawidłowość realizacji zakresu rzeczowego. Ponadto weryfikacji poddany zostanie również zakres finansowy, a więc dokumenty księgowe, które przedstawiłeś do rozliczenia projektu.
Jeśli realizujesz więcej niż jeden projekt lub gdy realizowałeś projekty w latach 2007-2013 możesz zostać poddany kontroli krzyżowej. W jej trakcie, weryfikacji podlegać będzie to, czy w ramach kilku projektów nie finansujesz tych samych wydatków.
Kontrola odbywa się na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym, a wiec w niej nie uczestniczysz. Dowiesz się o niej tylko wówczas, gdy zajdzie podejrzenie podwójnego finansowania i Instytucja kontrolująca poprosi o przedłożenie konkretnych dokumentów.
Po jego zakończeniu, projekt podlega trwałości, która również może zostać kontrolowana. Czas trwałości określono w podpisanej umowie o dofinansowanie – może wynosić 3 lub 5 lat od dokonanej płatności końcowej. Kontrola odbywa się w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie Beneficjenta. Co do zasady, sprawdzeniu podlega czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje takie jak:
- zaprzestanie prowadzenia działalności;
- przeniesienie działalności poza obszar wsparcia (np. poza województwo w ramach którego otrzymano wsparcie regionalne);
- zmiana własności współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu nienależne korzyści – np. gdy sprzedasz zakupione urządzenia, wynajmiesz je lub gdy Twoje przedsiębiorstw zostanie sprzedane innemu podmiotowi;
- istotne zmiany wpływające na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.
Na podstawie odrębnych przepisów mogą być prowadzone kontrole bezpośrednio przez:
- Komisję Europejską,
- Europejski Trybunał Obrachunkowy,
- Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,
- Instytucję Audytową (czyli właściwy Urząd Kontroli Skarbowej),
- Najwyższą Izbę Kontroli.
Instytucje te mogą weryfikować prawidłowość prowadzenia zamówień publicznych, ocen oddziaływania na środowisko lub udzielania pomocy publicznej.
Zazwyczaj Kontrole w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie będą miały charakter kontroli planowych. Kontrole doraźne przeprowadzane są przez Instytucje odpowiedzialne za przeprowadzenie kontroli w wyniku uzyskania informacji wskazujących na konieczność sprawdzenia określonych faktów, szczególnie w zakresie możliwości wystąpienia nieprawidłowości, uchybień w projekcie.
KIEDY BĘDĘ KONTROLOWANY?
Jak wskazaliśmy na początku – Twój projekt będzie na pewno kontrolowany na zakończenie jego realizacji, po złożeniu wniosku o płatność końcową. Dodatkowo może zostać przeprowadzona kontrola spośród wskazanych wyżej (kontrola uprzednia, kontrola w miejscu realizacji projektu, kontrola krzyżowa, kontrola trwałości lub inne kontrole).
Kontrole są przeprowadzane w dwóch formach – planowej lub doraźnej.
Kontrole planowe przeprowadzane są w oparciu o przygotowany przez Instytucje odpowiedzialne za przeprowadzenie kontroli plan opracowany zgodnie z przyjętymi procedurami. O terminie kontroli planowej zostaniesz powiadomiony pisemnie z wyprzedzeniem (co najmniej 5-cio dniowym).
W przypadku kontroli doraźnej Beneficjent może nie zostać powiadomiony lub powiadomiony jeden dzień roboczy przed jej przeprowadzeniem.
W trakcie kontroli weryfikowany jest stan realizacji projektu pod względem finansowym i rzeczowym, a także jego zgodność z umową o dofinansowanie. Sprawdzane są przede wszystkim:
- Dokumenty finansowe:
- oryginały dowodów księgowych, w tym przede wszystkim faktur, rachunków, not księgowych, list płac oraz zawieranych umów;
- dokumenty potwierdzające opłacenie dokumentów przedstawionych do rozliczenia, czyli wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe, dowody KP i KW, obowiązująca u beneficjenta polityka rachunkowości;
- wyodrębniona ewidencja księgowa wraz z zestawianiem obrotów i sald.
Ocenie podlegają również dokumenty potwierdzające przyjęcie zakupionych produktów do ewidencji księgowej, np. dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz księgi inwentarzowe.
- Dokumenty potwierdzające zgodność działań projektowych z politykami wspólnotowymi, w tym przede wszystkim:
- umowy o pracę,
- certyfikaty środowiskowe.
- Dokumenty potwierdzające zgodność zrealizowanych działań z Ustawą Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności:
- szacowanie wartości zamówienia,
- upublicznienie treści ogłoszenia o zamówieniu,
- potwierdzenie przesłania zapytań ofertowych do potencjalnych dostawców,
- uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty,
- raport z udzielonego zamówienia,
- treść umowy podpisanej z wyłonionym wykonawcą lub dostawcą.
- Dokumenty potwierdzające osiągnięcie założonych wskaźników produktów/rezultatów, np.:
- umowa i faktura zakupu środków trwałych przewidzianych w projekcie;
- umowy i bieżące dokumenty potwierdzające deklarowane zwiększenie zatrudnienia;
- umowy potwierdzające nawiązanie współpracy z innymi podmiotami, wskazanymi we wniosku o dofinansowanie;
- uzyskane certyfikaty.
- Sposób wywiązania się z obowiązku archiwizacji dokumentacji projektowej.
- Sposób wywiązywania się z obowiązku prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych.
- Oprócz wymienionych wyżej dokumentów, kontrolerzy mogą poprosić o inne dokumenty w celu potwierdzenia prawidłowości ponoszenia wydatków, a także mogą naocznie sprawdzić czy zakupione sprzęty, maszyny i urządzenia są zgodne z opisem przedstawionym przez beneficjenta we wniosku o dofinansowanie.
KONTROLA – I CO DALEJ?
Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Beneficjent otrzymuje ją w celu zapoznania się z jej treścią. Jeżeli beneficjent nie ma żadnych uwag – podpisuje dokument. W przypadku uwag do informacji pokontrolnej, Beneficjent ma 14 dni na wniesienie pisemnych zastrzeżeń do jej treści.
Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, beneficjent otrzyma zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia.
Wydatki poniesione w sposób nieprawidłowy zostają objęte korektą do wysokości przyznanego dofinansowania, a dokładnie jego pomniejszeniem, gdyż nie można kwot wycofywanych z projektu przeznaczać na inne wydatki w tym samym projekcie. W skrajnych wypadkach może to prowadzić nawet do całkowitej utraty dofinansowania lub rozwiązania umowy.
CZY JEST SIĘ WIĘC CZEGO BAĆ?
Nie! Kontrola ma na celu potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu. Istotne jest, abyś w trakcie jego realizacji odpowiednio dokumentował wszystkie działania oraz archiwizował dokumentację związaną z projektem. Pozwoli to na bezproblemowe przekazanie kontrolującym wszystkich wymaganych dokumentów.
Należy zaznaczyć, że Manager, który jest opiekunem Twojego projektu ze strony K2Biznes, będzie obecny na każdej przeprowadzonej kontroli 😊
Pozdrawiamy, zespół K2Biznes!
