Otrzymałeś dofinansowanie z Unii Europejskiej i realizujesz swój projekt? Gratulacje! W poprzednim poście wyjaśniliśmy szczegóły dotyczące realizacji projektu oraz kluczowe aspekty tutaj link, na które warto zwrócić uwagę podczas tego procesu.
Dziś zajmiemy się tematem kontroli projektów unijnych – czym jest, jakie są jej rodzaje i jak się do niej przygotować? Kontrola jest obowiązkowym elementem, który dotyczy każdego projektu i może być przeprowadzana zarówno w trakcie jego trwania, jak i po zakończeniu.
Jakie są rodzaje kontroli?
KONTROLA NA ZAKOŃCZENIE PROJEKTU
Każdy projekt zostanie poddany kontroli po złożeniu wniosku o płatność końcową. Instytucja udzielająca wsparcia weryfikuje poprawność wydatków zgodnie z przepisami i procedurami. Najczęściej odbywa się to na podstawie dokumentów, które zostały złożone w instytucji rozliczającej projekt, takich jak NCBiR, PARP czy OCRG. Kontrola może mieć również miejsce w miejscu realizacji projektu.
KONTROLE UPRZEDNIE
Zdarza się, że kontrola odbywa się jeszcze przed przyznaniem dofinansowania lub wypłatą refundacji. Obejmuje ona ocenę wpływu na środowisko, zamówienia publiczne i inne aspekty, zanim zaczniesz realizować wydatki.
KONTROLA W MIEJSCU REALIZACJI PROJEKTU
Instytucje, z którymi podpisałeś umowę, mogą przeprowadzać kontrole wybranych projektów w trakcie lub po zakończeniu realizacji. Sprawdzany jest zakres rzeczowy i finansowy, w tym dokumenty księgowe oraz faktyczna realizacja działań.
KONTROLA KRZYŻOWA
Jeśli realizujesz więcej niż jeden projekt lub prowadziłeś projekty w poprzednich latach, możesz zostać objęty kontrolą krzyżową. Jej celem jest upewnienie się, że nie finansujesz tych samych wydatków w ramach kilku projektów.
KONTROLA TRWAŁOŚCI
Po zakończeniu projektu rozpoczyna się okres jego trwałości, który również może być skontrolowany. Instytucje sprawdzają, czy nie wprowadziłeś zmian w projekcie, które mogłyby wpłynąć na jego założenia, np. zaprzestanie działalności czy przeniesienie jej poza obszar wsparcia.
INNE KONTROLE
Kontrole mogą być również przeprowadzane przez instytucje takie jak Komisja Europejska, Europejski Trybunał Obrachunkowy czy Najwyższa Izba Kontroli. Obejmują one zamówienia publiczne, ocenę wpływu na środowisko i inne aspekty.
Jak przygotować się do kontroli?
Najważniejsze jest odpowiednie dokumentowanie wszystkich działań projektowych. Kluczowe dokumenty, które mogą być sprawdzone podczas kontroli, to m.in.:
- Oryginały faktur, rachunków i list płac.
- Dokumenty księgowe oraz potwierdzenia przelewów.
- Umowy związane z realizacją projektu.
- Dokumenty dotyczące zamówień publicznych, takie jak szacowanie wartości zamówienia i umowy z wykonawcami.
Ważne jest również prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej oraz przestrzeganie zasad konkurencyjności.
Co się dzieje po kontroli?
Po każdej kontroli sporządzana jest informacja pokontrolna, z którą beneficjent ma obowiązek się zapoznać i podpisać. Jeśli kontrola wykaże nieprawidłowości, beneficjent otrzymuje zalecenia pokontrolne z terminem ich wykonania. W skrajnych przypadkach, może dojść nawet do utraty części lub całości dofinansowania.
Czy należy obawiać się kontroli?
Kontrola ma na celu jedynie potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu. Kluczowe jest dokładne archiwizowanie dokumentacji oraz prowadzenie działań zgodnych z umową o dofinansowanie. Menedżer projektu ze strony K2Biznes, który opiekuje się Twoim projektem, będzie obecny podczas każdej kontroli, aby wspierać Cię w jej trakcie.
Powodzenia!
Zespół K2Biznes
