Przygotowując się do realizacji projektów w ramach nowej perspektywy finansowej 2021-2027 chcielibyśmy przybliżyć Wam czym są koszty pośrednie w projektach.
Realizując projekty współfinansowane ze środków Unii Europejskiej, Beneficjenci zobowiązani są do stosowania Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków. Stanowią one dokument regulujący zasady realizacji projektów i to, które z ponoszonych kosztów mogą być dofinansowane. Wraz z nową perspektywą zmieniło się kilka kwestii w porównaniu z poprzednio obowiązującym dokumentem (jak np. sposoby przeprowadzania zakupów w ramach projektu), ale o tym następnym razem. Dziś planujemy pokazać czym są Koszty Pośrednie w projektach i jaki jest cel ich uwzględniania w budżecie.
Co do zasady – jeśli regulamin konkursu, program operacyjny, wytyczne lub inne dokumenty obowiązujące w danym konkursie nie stanowią inaczej – koszty pośrednie są kwalifikowalne i są możliwe do uwzględnienia w budżecie projektu.
W projektach mamy dwa rodzaje wydatków – wydatki bezpośrednie, a więc wydatki rozliczane w oparciu o dokumenty księgowe (przedstawiając do rozliczenia faktury, listy płac i inne) oraz wydatki rozliczane ryczałtowo. Wówczas potwierdzeniem poniesienia wydatku są nie dokumenty finansowe, a protokoły odbioru przedmiotu/usług. Wydatek rozliczany jest w oparciu o zaplanowaną w umowie stawkę ryczałtową. Podobnie jest z kosztami pośrednimi, z tym, ze dla nich nie mamy stawki w postaci wartości wydatku, a procent należnej wartości ryczałtowej. Oznacza to, że rozliczana jest ona zaplanowanym % od wydatków bezpośrednich.
- Od wydatków, od których możliwe jest naliczanie kosztów pośrednich (na przykład kosztów ponoszonych związanych z zaangażowaniem personelu) wyliczana jest kwota kosztów pośrednich według obowiązującej stawki procentowej.
Przykład:
- Wydatki związane z wynagrodzeniami (wydatki kwalifikowalne bezpośrednie) = 10 000,00 zł
- Obowiązująca zgodnie z umową o dofinansowanie stawka kosztów pośrednich = 25,00 %
- Jaka jest wartość kosztów pośrednich?
10 000,00 zł x 25, 00% = 2 500,00 zł.
Beneficjentowi przysługuje więc wartość 2 500,00 zł na pokrycie wydatków, które nie są bezpośrednio związane z zakresem prac w projekcie, ale są niezbędne do jego prawidłowej realizacji.
Wytyczne dotyczące kwalifikowalności określiły katalog kosztów, możliwych do uwzględnienia, na który składają się m.in.:
- koszty koordynatora projektu oraz innego personelu zaangażowanego w zarządzanie, rozliczanie, monitorowanie projektu lub prowadzenie innych działań administracyjnych w projekcie, w szczególności koszty wynagrodzenia tych osób, ich delegacji służbowych i szkoleń,
- koszty zarządu (wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownika jednostki),
- koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna, w tym dotycząca zamówień) na potrzeby funkcjonowania jednostki,
- koszty obsługi księgowej (wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, koszty związane ze zleceniem prowadzenia obsługi księgowej projektu biuru rachunkowemu),
- koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne),
- wydatki związane z otworzeniem lub prowadzeniem wyodrębnionego na rzecz projektu subkonta na rachunku płatniczym lub odrębnego rachunku płatniczego,
- odpisy amortyzacje, koszty najmu lub zakupu aktywów (środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych) używanych na potrzeby osób, o których mowa w pkt. 1 – 4,
- opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków, opłaty za wywóz odpadów komunalnych,
- koszty usług pocztowych, telefonicznych, internetowych, kurierskich,
- koszty usług powielania dokumentów,
- koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych,
- koszty ochrony,
- koszty sprzątania pomieszczeń, w tym środków czystości, dezynsekcji, dezynfekcji, deratyzacji tych pomieszczeń,
- opłaty pobierane od dokonywanych transakcji płatniczych (krajowych lub zagranicznych).
Oczywiście, Instytucja organizująca konkurs może określić szerszy lub węższy katalog kosztów, które są rozliczane w oparciu o przewidziane koszty projekcie.
Jeśli jednak konkurs, w ramach którego planujecie składać wniosek o dofinansowanie nie przewiduje rozliczania kosztów pośrednich – nie ma możliwości uwzględnienia ich w budżecie projektu.
Mamy nadzieję, że w przystępny sposób wyjaśniliśmy czym są i na co przeznaczane są koszty pośrednie w projektach.
W razie dodatkowych niejasności – nasz Manager Projektu rozwieje wszelkie wątpliwości 😊
