Do 3 października trwa kolejna runda w ramach naboru wniosków na dotacje dla branży hotelarskiej, gastronomicznej i cateringowej (HoReCa). Ocena wniosków złożonych w poprzednich rundach została już zakończona, w związku z czym projekty wybrane do dofinansowania rozpoczęły już etap realizacji.
Etap realizacji projektu wymaga zwrócenia szczególnej uwagi i precyzji, tak aby wszystkie zaplanowane działania były zgodne z wymaganiami stawianymi przez instytucje finansujące. Zwrócenie uwagi na kilka kluczowych kwestii może znacząco zwiększyć szanse na pomyślne zakończenie projektu i pełne rozliczenie dotacji.
1. Zakupy zgodne z zasadą konkurencyjności
Jednym z najważniejszych elementów realizacji projektu HoReCa, jest obowiązek dokonywania zakupów zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zasada ta ma na celu zapewnienie, że środki publiczne są wydatkowane w sposób najbardziej efektywny i przejrzysty. Oznacza to, że każdy zakup, który jest finansowany z dotacji, musi być poprzedzony procesem wyboru dostawcy lub wykonawcy w sposób, który zapewni uczciwą konkurencję.
Jakie działania są wymagane?
- Przeprowadzenie zapytań ofertowych:
W przypadku większych zakupów (powyżej określonych progów wartości), przedsiębiorcy są zobowiązani do publikacji zapytań ofertowych na stronie www.bazakonkurencyjnosci.pl.
Z kolei w przypadku mniejszych zakupów – co najmniej uzyskania ofert od co najmniej kilku dostawców lub wykonawców. Oferty te muszą być porównywane w oparciu o jasno określone kryteria, takie jak cena, jakość czy termin realizacji.
- Dokumentowanie procesu:
Wszystkie etapy procesu wyboru muszą być dokładnie udokumentowane. Obejmuje to przechowywanie zapytań ofertowych, otrzymanych ofert, decyzji dotyczących wyboru dostawcy oraz umów zawartych z wykonawcami. Dokumentacja ta będzie podstawą do wykazania, że zakup był zgodny z zasadami konkurencyjności, co jest warunkiem koniecznym do uzyskania refundacji.
- Przestrzeganie zasad uczciwej konkurencji:
Wybór dostawców i wykonawców musi być dokonany w sposób, który zapewnia równe szanse wszystkim uczestnikom. Nie wolno faworyzować konkretnych firm, co jest szczególnie istotne w przypadku, gdy w postępowaniu startują firmy związane kapitałowo lub personalnie z przedsiębiorstwem realizującym projekt.
Dlaczego tak ważne jest przestrzeganie zasady konkurencyjności?
Zaniedbanie zasady konkurencyjności może skutkować odmową refundacji poniesionych wydatków. Instytucje kontrolujące dokładnie sprawdzają, czy wydatki były ponoszone zgodnie z obowiązującymi przepisami, a jakiekolwiek uchybienia mogą prowadzić do konieczności zwrotu otrzymanych środków lub nałożenia kar finansowych.
2. Monitorowanie postępów i raportowanie
Realizacja projektu wymaga stałego monitorowania postępów oraz regularnego raportowania do instytucji finansującej. Każdy etap projektu powinien być udokumentowany, a ewentualne odstępstwa od planu muszą być uzasadnione i zaakceptowane przez odpowiednie organy.
3. Przygotowanie do kontroli projektu
Dofinansowanie HoreCa wiąże się z kontrolami, zarówno w trakcie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu. Kontrolerzy mogą sprawdzać zgodność realizowanych działań z umową o dofinansowanie, weryfikować dokumentację zakupową, a także przeprowadzać kontrolę na miejscu. Dlatego tak ważne jest, aby przedsiębiorcy byli w każdym momencie przygotowani na możliwość kontroli i przechowywali wszystkie dokumenty projektowe w sposób uporządkowany.
4. Finansowe rozliczanie projektu HoReCa
Ostateczne rozliczenie projektu wymaga szczegółowego i precyzyjnego przedstawienia wszystkich poniesionych kosztów oraz wykazania, że były one zgodne z wcześniej zatwierdzonym budżetem i zasadami kwalifikowalności. Wszystkie wydatki muszą być udokumentowane fakturami, umowami oraz dowodami zapłaty.
Jak prawidłowo rozliczać dofinansowanie HoReCa
Uzyskanie dotacji HoReCa to sukces dla przedsiębiorstwa. Kolejny etap realizacji projektu wiąże się jednak z poznaniem i przywiązaniem szczególnej uwagi do wymagań z nim związanych. Z uwagi na złożoność wytycznych warto skorzystać z pomocy doświadczonych specjalistów. Skontaktuj się z nami, a my pomożemy Ci w zarządzaniu projektem, przestrzeganiu zasad konkurencyjności, monitorowaniu postępów, raportowaniu oraz w ostatecznym rozliczeniu projektu.
Zapraszamy do skorzystania z naszych usług, aby zapewnić sobie spokojną i skuteczną realizację projektu!
Skontaktuj się z nami przez formularz kontaktowy lub telefonicznie.
