Realizacja projektu współfinansowanego ze środków publicznych nie kończy się w momencie wykonania inwestycji. Równie ważne jest prawidłowe udokumentowanie wydatków, przygotowanie wniosków o płatność i odpowiedź na pytania instytucji weryfikującej projekt.
W jednym z realizowanych przez naszego klienta projektów w ramach inwestycji A1.2.1 „Inwestycje dla przedsiębiorstw w produkty, usługi i kompetencje pracowników oraz kadry związane z dywersyfikacją działalności”, finansowanej z Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności, problemy pojawiły się właśnie na etapie rozliczania.
Projekt o wartości ponad 600 tys. zł
Przedsięwzięcie obejmowało wydatki o łącznej wartości przekraczającej 600 tys. zł. Jego celem był rozwój działalności przedsiębiorstwa oraz zwiększenie jego odporności na zmieniające się warunki rynkowe.
Za przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej i początkowy etap rozliczania projektu odpowiadała wcześniej inna firma doradcza.
Problemy pojawiły się już przy składaniu pierwszego wniosku o płatność.
Pierwszy wniosek o płatność wymagał pięciu korekt
Wniosek o płatność wymagał licznych uzupełnień i korekt. W toku weryfikacji był poprawiany aż pięciokrotnie. Każda kolejna runda wyjaśnień oznaczała dodatkowe zaangażowanie przedsiębiorcy i wydłużała proces rozliczenia. Pojawiało się również ryzyko zakwestionowania części wydatków jako niekwalifikowalnych, a tym samym nieuwzględnienia ich w refundacji.
W tej sytuacji klient zdecydował się zmienić podmiot odpowiedzialny za dalszą obsługę projektu i powierzył K2 Biznes prowadzenie procesu rozliczeniowego.
Najpierw analiza, potem kolejne dokumenty
Nie rozpoczęliśmy pracy od przygotowania kolejnej wersji wniosku. Pierwszym krokiem był szczegółowy przegląd dotychczasowej dokumentacji. Naszym celem było ustalenie, gdzie znajdują się źródła wcześniejszych problemów i które elementy wymagają uporządkowania. W ramach prac:
Równolegle wspieraliśmy przedsiębiorcę w kontaktach z instytucją odpowiedzialną za weryfikację wniosku o płatność. Dzięki temu kolejne dokumenty i wyjaśnienia były przekazywane w sposób uporządkowany i zgodny z wymaganiami procesu.
Rezultat: prawidłowe rozliczenie projektu KPO
Przejęcie rozliczenia pozwoliło uporządkować dokumentację i usunąć wcześniejsze nieprawidłowości. Projekt o wartości przekraczającej 600 tys. zł został prawidłowo rozliczony i zamknięty. Przedsiębiorca uzyskał należne wsparcie, a inwestycja mogła zostać zakończona zgodnie z założeniami projektu.
Ta realizacja pokazuje istotną rzecz: pozyskanie dofinansowania to nie koniec pracy nad projektem. Problemy z dokumentacją lub wnioskiem o płatność nie muszą oznaczać, że cały projekt jest stracony. Kluczowe jest ustalenie, co zostało zrobione, gdzie występują nieprawidłowości i jakie działania można jeszcze podjąć.
Rozliczanie projektów w K2 Biznes
W projektach współfinansowanych ze środków publicznych rozliczenie jest częścią całego procesu, nie formalnością wykonywaną na końcu. Dział Rozliczeń Projektów w K2 Biznes prowadzi zarówno przedsięwzięcia, które piszemy od podstaw, jak i te, w których klient szuka wsparcia wyłącznie na etapie rozliczenia, po tym jak wniosek przygotował inny podmiot. Właściwie podjęte działania naprawcze pozwalają odzyskać kontrolę nad projektem i bezpiecznie doprowadzić go do zakończenia.
